Olyckor utan effektiva arbetsorder

by Maria.

Det kan vara en lång resa från order fram till färdig produkt. Eller utförd tjänst om det är det du sysslar med. Om kommunikationen inte fungerar som den ska mellan de olika leden riskerar du att förlora dina klienter. Eller, ännu värre, det kan leda till en olycka. Därför är just rutinerna runt arbetsorder något att ta på allvar. Genom att förbättra kopplingen mellan de olika avdelningarna eller grupperna så kommer hela företaget att bli mer effektivt. 

Att vara effektiv och produktiv är en del av basläran för hur du blir framgångsrik inom affärsvärlden. Det kan vem som helst där uppe på toppen skriva under på. Inte så att du bara ska se på siffrorna. Det måste också fungera rent praktiskt för dina medarbetare. Varken de eller kunderna ska behöva bli lidande bara för att kommunikationen inte är på topp. Det gäller därför att kombinera produktivitet med praktiska tilltag. 

Bra system gör dig mer effektiv

Det säger sig självt att du behöver ha rutiner på arbetsplatsen. Om folk inte vet vad de ska göra så kan du glömma det där med att vara effektiv. Vilket i sin tur inte bådar gott för företagets framtid. Men du kan inte bara skaffa system eller sätta igång rutiner som inte är praktiska. Det måste passa verksamhetens struktur och antalet anställda. Annars spelar det ingen roll hur kvalificerad eller redo att jobba personalen är. Ta dig en titt på https://nordsys.se/funktioner/arbetsorder/

På papperet kan det låta bra att ta hand om tio kunder varje dag. Men har du bara en anställd så inser du snabbt att det kanske var lite naivt att tro att hen skulle hinna med allt. Bara som ett något överdrivet exempel. Men vad som är viktigt i sammanhanget är att planera. Att analysera ditt företag och se vart du vill att det ska gå. Hur snabbt och med vilka kostnader. Samma sak gäller de individuella projekten eller kunderna du har. Gör upp en plan som är realistisk och som du kan nå upp till. Bli effektiv med https://nordsys.se/funktioner/projektplanering/

Det är alltså avgörande att se på vilka resurser du har, i form av personal. Sedan gäller det att organisera dem på ett realistiskt sätt. Hur du gör det beror på vilken sorts arbetsplats det handlar om. På sina håll har medarbetarna stora friheter. Inte så att du kan hoppa över momentet med arbetsorder eller planering. Men det görs inte på samma sätt som vid en mer traditionell arbetsplats. Alla dina behov måste tillgodoses för att du ska kunna vara effektiv. Så satsa på ett system som passar din verksamhet. 

Den så viktiga kommunikationen

Kopplingen mellan de olika avdelningarna eller anställda kan ses som en brytare. När du kommer in i ett rum så tänder du lyset. Och släcker det när du går ut därifrån. Det samma kan sägas om arbetsorder. Den fungerar som en koppling eller brytare mellan de olika enheterna. När du behöver något så sätts ordern igång. Sedan fortsätter den fram till färdig produkt eller tjänst. För att sedan gå tillbaka i form av rapporter, fakturor eller helt enkelt ett meddelande om att uppdraget är utfört. 

Om det inte fungerar så kan det bli riktigt tokigt. Det räcker med att det är glapp på ett enda ställe för att lampan inte ska tändas. Men när det kommer till arbetsorder så är det något allvarligare. Som redan nämnts så handlar det om stora summor pengar ibland. Eller så är det någon som blir lidande av att en viss uppgift hamnar på efterkälken. Felaktiga arbetsordersystem kan leda till brand. Då är det bra mycket bättre att satsa på ett ordentligt system långt innan det går så långt. 

Hur du lyckas med din verksamhet

Planering är nyckeln till det mesta. Marknadsföringen måste planeras, du sätter ord på dina visioner och balanserar det mot budgeten. Alla projekt som företaget tar sig an behöver ett mönster. En plan som gör att du blir färdig i tid. Och att kunden får det de beställt. Med ett väl uttänkt system kan du lägga in allt digitalt. Programmet jämför dina uppgifter så du snabbt kan se var det inte riktigt stämmer. Högtflygande planer måste passa ihop med kassan. Grundläggande projektplanering leder till framgång. 

Sedan är det viktigt att stämma av någon gång ibland. Se efter att projektet fortskrider enligt planeringen. Det behöver inte alls vara ett stort problem om något måste ändras. I sammanhanget är det dock viktigt att det upptäcks i tid. Att du har kontroll över projektet och ser när planeringen måste justeras. Hur ofta du måste göra detta kan bero på företagets arbetsrutiner. Vissa projekt eller order är relativt normala. Det vill säga du vet mer eller mindre hur allting ska göras och det krävs inte så stor kontroll. Men det är alltid viktigt att personalen är väl informerad om vem som ska göra vad och när det ska vara klart. 

Var mer effektiv och undvik olyckor

Tyvärr är det vanligare än man tror att problem med arbetsorder leder till skador eller olyckor. Det har hänt att hyresgäster måste lämna sina hem för att ingen tar hand om fuktskador eller mögel. Ifall du tappar bort en arbetsorder som visar på att något är fel på en bil eller flygplan så kan det leda till stora olyckor. Men förlusten av klienter eller pengar kan vara nog så allvarligt för ett företag. Konkurrensen är stenhård inom vissa branscher och du måste göra allt du kan för att behålla dina kunder. 

Därför är det inte så konstigt om de flesta verksamheter satsar lite extra på att ha bra system för arbetsorder. Rutinerna på arbetsplatsen måste analyseras och om de inte är effektiva så är det dags för en förändring. Du måste inte vänta tills något händer. Istället är det bra att alltid ligga steget före. Se över de olika arbetsmomenten. Tänk efter var du kan göra en positiv förändring. Väg för-och nackdelarna med olika system mot varandra. Då kan du vara säker på att vara både effektiv och produktiv. Samt att inga onödiga olyckor sker.